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会展企业职能部门的设计

发布时间:2015-02-02 作者:guoxd 标签:[企业职能部门] [会展] [设计]

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       会展企业的职能部门设计是指通过把会展企业划分为若干个管理单位,确定组织中各项任务的分配与责任的归属,以求分工合理、职责分明,有效地达到组织的目标。会展企业职能部门设计主要是依据参展商在会展期间的活动流程、会展企业所作出的相应安排进行的。这种划分应该既考虑部门划分的科学性,又兼顾会展服务的质量与效率。一般来说,会展企业的职能部门主要有策划部、业务部、市场部、综合部、管理部、工程部、财务部、人事部、保安部等。
  一、策划部
  策划部是会展企业的基础部门,其主要工作包括企业策划和会展项目策划两个部分。企业策划主要是对整个会展企业的形象进行包装、策划,其目的是树会展企业形象,创会展企业品牌。而会展项目策划是指制定会展工作方案,如制定会展工作计划、列明工作事项、安排人员的配备及责任范围、安排工作进程、预算费用支出等。举办会展是一项十分繁杂的系统工程,详细而周密、科学的会展策划是保证各方人员按时、按质、按量完成各项任务的重要环节。因此可以说,项目策划是会展公司的基础工作,也是关键性的工作。
  二、业务部
  业务部是会展企业的最重要的部门之一。会展企业能否盈利与业务部的市场拓展能力和创新能力是密不可分的。具有开拓意识的业务部门能够激发会展企业的活力,推动企业进入良性循环。
  会展企业业务部的主要职责是招商,即招揽和联系参展商或与会者,因此有些会展企业就设立了招商部。以展览招商工作为例,业务部的具体工作主要包括招展宣传、选择参展者和组织展览团,其中招展宣传包括宣传和联络两种方式,宣传对象是全体潜在参展商,而联络的主要对象是重要的潜在参展商;业务部在选择参展商时,要依据事先拟订的参展标准进行公开合理的选择,并与参展商签订合同,同时及时召开筹备会,对入选的参展商进行展前培训。此外,业务部还有其他的工作,比如展品运输、展台设计与施工等。
  三、市场部
  市场部主要负责新闻宣传、广告策划实施、协调与各社会团体或政府的关系等。宣传工作是展出成功的基础保证,其手段主要是广告与联络,如查发信函、登门拜访、电话联系、媒体广告、印发资料等。公关的主要目的是争取与企业有关单位的理解与支持,特别是争取得到新闻媒体、政府机关等影响力比较大的单位的认可与帮助。市场部工作的具体内容还包括制定年度场馆销售计划;根据市场变化,对价格政策的制订和修正提出建议并报请企业领导批准后执行;审核参展单位的资质;负责场馆营销,签订场馆出租合同;执行合同收款;负责有关展览会的报批手续等。
  四、综合部
  综合部通常是广告与公关部的综合,有些企业把两者分开来设立。该部门的主要责任是新闻宣传、广告策划与实施、协调与社会各团体或政府部门的关系、负责展览会的通讯、网络数据的租赁业务,以及会展企业信息系统的规划、建设与维护,应用软件及办公电脑、耗材的采购与管理,同时还负责企业内部的通讯系统以及网络的建设与保障工作等。广告宣传是会展能否成功的基本保证,其主要途径有发送信函、登门拜访、电话联系、媒体广告、印发资料等。公关的主要目的是争取与企业相关单位的理解与支持,特别是争取到新闻媒体、政府机关等具有较大影响力的机构和个人的认可与帮助。
  五、管理部
  管理部的工作包括对展台准备工作的管理,展台后续工作的管理以及会展整体评估工作管理等,有些企业称之为会务部。管理部与业务部都是实战工作部门。如果说业务部主要活动于展前的话,那么管理部则主要活动于展中与展后,鉴于管理部承担了整个会展最重要的阶段———展台工作的组织与安排工作,管理部成为整个展览工作最重要、最关键的部门。
  六、其他部门
  除了以上五个部门外,成功会展的顺利开展还离不开以下部门的配合与支持:
  1、工程部
  负责组织会展企业各项基建工作;企业所属各建筑物、构筑物、道路及各类管线的维修和养护;负责企业机电设备的日常管理工作;保证会展企业经营及会展期间所有服务设施,如展馆内装修和陈设、水电、音响系统、空调系统、电话等正常运行和使用的重要部门。
  2、财务部
  财务部的主要职责是协助会展企业经营者搞好企业经营核算,控制企业经营费用,使企业获得最佳经济效益。
  3、人力资源部
  人力资源部是负责企业员工招聘、培训、考核、激励等的部门。它是确保企业在任何时候、任何地点、任何情况下都能找到合适人选的主要部门。
  4、保安部
  保安部的主要职责是维护会议或展览的良好秩序,确保会展环境安全,也是举办会展活动时不可或缺的部门之一。
  5、项目合作部
  项目合作部以合作方式与有关部门共同承担各类型展览会的组织和接待工作,承担单个国家(地区)展览会的接待工作以及中国国际展览和会议展示会的组织工作,并通过对项目的再策划不断提高管理和服务水平,为参展企业和广大用户提供优质服务。
  以上部门是依据一般会展正常运作的需要来设立的,在实际组织结构设计中会展企业应充分考虑自身情况,名称可有所不同,部门多少也可灵活处理。

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本文标题:会展企业职能部门的设计
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