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主持人与会议准备

发布时间:2014-06-24 作者:guoxd 标签:[主持人] [会前准备] [会议]

       一场会议能否圆满完成,与会前的准备工作悉悉相关。大体上,需要做七个方面的准备工作。
1、确定会议类型;
2、确定会议流程;
3、开好会前会;
4、节目的审核与主持人的选定;
5、司仪稿的撰写;
6、会务物料的准备;
7、会场布置;
一、确定会议类型 
       会议类型有时比较单一,有时比较综合,最综合的莫过于公司的年会和旅游研讨会。从执行的复杂程度上来讲,单一的相当容易,综合的比较繁琐。大体上,有如下类型:培训类、开业类、庆典类、新产品推广类、招商类、表彰类、启动类、揭牌类等等。通常情况下,表彰类、启动类、揭牌类的会议会穿插到其它类型的会议中进行。 
 二、确定会议流程 
       会议的类型不同,所需完成的时间也各异。如,培训类会议通常是时间最长的。短则一天,长则两到三天,更长一些的十天半个月的相对少见。成熟的培训类会议一般都会有一个经过多次讨论研究并确定好的流程。这个流程通常是不会变的,固定的课程顺序,相对确定的讲师,课程所需时间及道具,特殊环节的背景音乐及灯光要求。
       相对培训类会议而言,其它的会议流程就存在了比较多的不确定因素。以分公司开业和周年庆典(或其它庆典)为例,就有很多每次都需要落实和确定的事项:会请到什么级别的政府领导?领导是会前就能到还是中场才能赶到?领导是否愿意上台讲话?是否需要事先提供领导及嘉宾的讲话稿?准备请什么样的演出节目?参加演出的演员是否有档期?公司领导与政府(或其他嘉宾)是否会交换礼物?会议举行过程中,是否会加入临时的特殊环节?所罗列的这些情况有的事先可以准备,有的临场才知道,给会务组织者尤其是主持人带来很大的挑战。 
确定好以上内容以后,要以表格的形式做出会议流程。流程一方面是给工作人员用,包括舞台组、技术组、主持人、广告公司、演出方、会场方都要用到一份详细的流程。另一方面,领导的桌面上,也要摆上一份简易的流程。 
三、开好会前会 
       会前会是确保会议顺利举行的关键所在。那在此之前,会务工作人员的选定,男女比例的搭配、身高服装的要求、是否有会务经验等,都是要事先确定的。在这之前,可以把相关的要求以文字形式发给分公司负责人或团队领导人。 
四、与主持人根据和演出方事先确定好的节目单
       约见相关负责人审查节目,确定是否与之前沟通的有出入。并让对方以文字形式提供每一个节目的推崇词,包括演出人数、时长、带队人的电话号码。演出节目对场地的灯光、烟雾、泡泡机、雪花机有特殊有求的,需提前获知,以便和场地方提前沟通。某些大型舞蹈要进行走台彩排,需和演出方、场地方约定好彩排时间,确保演出顺利进行。 
作为主持人首先要确定活动流程以及主持稿,以便做好充足的准备。同时,要随时与舞台组工作人员保持沟通,以便活动流程变化以及改动。在核对司仪稿的过程中,最好能让DJ配合音乐和视频按流程演练几次。服装方面,男司仪通常着西服就可以。女司仪着晚礼(无支撑篷架那种)。根据会议类型和背景板色彩确定晚礼色系及风格。 
五、司仪稿的撰写 
       把这一项单列出来,足以说明司仪稿在会议中的重要地位。司仪稿的撰写要根据会议类型、会议流程、节目类型、VCR内容、上台领导(嘉宾)确定。颁奖环节通常我们都会有颁奖词。需会议主办方提前确定好奖项、人数、获奖理由。内场负责人事先写好司仪稿并用普通白纸打印三份(男女主持人各一份,技术组一份),用硬彩纸分两种颜色打成A4纸四分之一大的台词卡。对于不确定的环节要有多种可能性的文案准备。 司仪稿准备的再充分,会务执行的过程中都会有诸多临场情况发生。作为主持人对会议的情况、上台的嘉宾、台下的重要嘉宾的基本情况有一个了解。 
六、会务物料的准备
       每场会议的基本物料包括:门票、参会证(胸卡)、参会资料、纪念品、工作证、手提袋等等,每场会议所需物料会事先根据实情确定类别及数量。我们要确定好地点及到达时间。内务主管(会议负责人)全程跟进。而门票、工作证等小型物资由外场主管随身带到会议所在地。 
       内务主管到达与会城市以后,第一时间约见会场方、广告公司,根据合同及现场情况一一核对会议物料。外场主管负责给各团队派票,内场主管负责派发工作证。 
       有表彰的会议,企划部设计好证书内页。为降低成本,内页的制作和外套的采购建议在会议举办地完成。会议结束后有剩余的,可交与分公司保管。 
       除了这些看得见的物料,还有一些是企划部设计好以后,我们到现场以后由广告公司制作的物料。如背景板、欢迎板、易拉宝、X展架、欢迎横幅、话筒LOGO、启动台(冰雕)等等。 
       现场由广告公司提供的物料还有胸花、手捧花、司仪台花、音响设备、投影设备(如会场这些设备可以满足我们使用要求的,就用会场方的设备)等等。技术主管和广告公司(会场方)对接音响、投影,并了解会场灯光及其它设备,做好调试。 
七、会场布置
       会场布置本着节约成本、气氛热烈的原则在内务主管(会议负责人)的统一领导和指挥下,由广告公司和会场方完成。内务主管在前期和会场方的谈判中需确定好布场时间。布场通常选在会议的前一天下午和晚上。有时我们也会遇到会场在前一天仍在使用,面对这种情况,我们要了解对方会议的结束时间,以便通知广告公司布场。尽可能避开会场方的结束时间是在晚上的这种情况。在前期沟通中,这都是要了解的信息。 
       会场布置根据现场情况而定,分为舞台布置和场地布置: 
一、舞台布置 
       我们的绝大多数会议,舞台上不设领导席。有舞台的会场在布置上相当容易一些。背景板安装、舞美设备(摇头灯、烟雾机、泡泡机、电脑灯)的安装,投影幕布通常成对在舞台两侧放置,要尽可能高一些,并要有一定的角度(确保讲师能看到),并且不能挡住音箱。通常情况下司仪台设在靠近DJ台的一侧,舞台中央与DJ台的二分之一处。司仪台要有台花,有时也会在司仪台上设置会议主题LOGO。舞台上一定要备好两张有台布的桌子以备用。现搭舞台的,要提出我们对于舞台高度的要求。 
二、场地的布置 
       我们的会议对于场地的布置通常只在前排设领导席,领导席要有桌布,要排名牌(名牌通常由外场主管排放)。领导席的座位要与舞台有一定距离,以方便领导观看为原则:与第一排参会人的座位也须足够的空间,这样做能减少前排参会者对领导的干扰,也是为了方便领导出入。有时我们租的剧院是阶梯形式的,本身就有领导席,对于没有桌子的领导席,要考虑为领导排放桌子。 
 【做好会中执行】 
       前期的准备工作越充分,会务执行就会越顺畅。基本上,我们按部就班根据流程执行就可以了。而每一场会议的成功举办,较为集中的体现在了会议的执行中。在这里,我从与团队的配合方面阐述一下执行中的一些要点。 
一、与外场主管(接待组等)的配合 
       会议能否正点开始,取决于领导(讲师)是否按点到达。内场就要和外场保持好沟通,确定领导是否已到达,胸花是否已佩戴好,是否已按唱名排好队。当这些都一一落实以后,舞台总监确认各组都已做好准备好,通知主持人会议开始。 
       在会议进行的过种中,内外场要多沟通,有什么信息变动随时保持联系。尤其是重要领导是在会中才到达会场,又是进入会场后直接上台讲话的这种情况的,更要注意配合。 外场同时与内场配合领导讲话的催场。临近会议结束,内场工作人员要把预计的结束时间告知外场组,以便提前做好接待的安排。 
二、与技术组的配合 
       前期内场(舞台)与技术组已详细核对过流程,会中执行时,主要沟通的就是一些流程有变化的情况。即便在正常的执行过程中,对每一个环节,内场仍需与技术核对流程的进程,并养成一个习惯。 
三、与内务主管经理的配合 
       我们的会议通常会有一些物料的发放,如书籍,手册,光碟,照片„„等。而执行这项工作的通常是内务主管。内务主管就要把这些信息传递给内场,由内场安排主持人在会议上宣导。比如,领取的时间,地点,联系人,以团队方式去领取,还是以个人名义领取,如需收费的,说明缴款方式。信息的畅通为我们的工作会带来诸多方便。 
       另外需要特别说明的一点,我们在会议过种收到的各类证书、锦旗等,如果是送给老板的,我们就要带回总部,交到企划部。如果是分公司可以保留的,就放到分公司。 
【做好会后总结】 
       我们做事的态度都是想把事做到百分百。而在实际执行的过程中,由于诸多的因素,会致使我们出现这样那样的问题。做好会后的总结,对于日后类似问题的发生有一定的预见和防止是非常有必要的。  baclofen online australia – best pharmacy to order baclofen online trusted pharmacy no prescription – baclofen purchase online ; dec 14, 2014 – amoxil 400 mg. amoxil uk. get amoxicillin. amoxicillin order online. discount amoxil. order generic amoxil. amoxil generic name . amoxicillin 250  order hydroxyzine. buy atarax baclofen online atarax 10mg, order atarax online, cheapest prices pharmacy. walgreens zoloft cost . instant shipping, there generic zoloft . purchase atarax online, atarax price, hydroxyzine 25mg, order hydroxyzine, purchase hydroxyzine. australia

 

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