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如何选择会议场所?

发布时间:2014-07-25 作者:guoxd 标签:[会议] [场地]

安排会议举办场所时,不要只考虑会场使用费用问题。在考虑会议参加人员组成、他们离会场的距离以及到会人数的同时,你还要向你可能使用的会场询问下列问题:
会场是否合适
该会场是否符合公司的企业形象?
该会场能否帮助此次会议营造恰当的气氛?
该会场对会议受众有没有感染力?
会场工作人员能否给与会人员留下良好的印象?
会场地点
与会人员能否轻松方便地到达会场?
会场附近有没有必要的公路、铁路、航空交通路线?
会场地点是否适合举办其他的活动、展览或者短途旅行?
会场所在地是否安静?如果需要的话,附近是否有住宿场所?安全状况如何,等等。
会场使用时间是否合适?
会场在会议期间是否可用?
诸如会议设备、住宿场所等相关设施在会议期间是否可用?
需要变更会议日期时,会场能否同意?
会场大小
会场座席数目是否合适?
会议室的大小能否给与会人员提供舒适的参会环境?
各会议室布局是否合理?能否让参会人员都能毫不费力地看到讲话人员?
会场设置能否让与会人员轻松方便地在会场里自由移动?
会场设备
如果需要的话,会议室类型是否齐全?会场内是否有礼堂?是否有供举办分会使用的小型会议室?
会场内是否提供投影仪、电子书写板、文具等等?
会场能否提供无线网络接口?能否提供复印和传真服务?需要的话,能否提供笔记本电脑或台式机?
能否提供小吃、茶、咖啡、正餐?
素食主义者、严格素食主义者和有特别饮食需要的人的饮食需求能否得到满足?
会场能否提供足够的停车位?
会议室通风是否良好?有没有安装空调?
身体有缺陷的参会人员的特殊需要能否被满足?
会场能否提供餐馆或酒吧,供与会人员会后交流和娱乐之用?
有无运动或者休闲设施?比如,游泳池或者健身房。
如果需要的话,会场是否也能提供住宿设施?
会场使用费用
会场中心的要价是否在会议预算范围之内?
会议中心采取什么收费方式?比如,以每人每天二十四小时计价,或者以使用的房间数目为标准?
价格是否打折?
是否有降价空间?
该会场要求的包括额外服务费用在内的总费用,与其他会场的报价或其他选择相比是否更便宜?(例如,开会、用餐在一个地方,住宿安排到另外的地方是否会更便宜呢?)
有没有任何隐形费用?
–要求何时付款?
–是否需要预交部分费用?如果需要,预交多少?提前多长时间?
–该会议中心如何对待取消会议的情况?如果取消,会得到全额退款,还是部分退款?
上述许多问题都可以在会议中心的网站上得到答案,也可以向中心索要报价单。如果你是首次使用该会议中心,你可以向其他曾经使用过该会场举办会议的公司询问他们使用时的相关情况。如果会议十分重要,你就有必要亲自去会议中心考察一下,以得到关于会场布局等一手的情况,更重要的是要了解会议场所管理层和工作人员的态度。
如果你想使会议取得圆满成功,或者让你选择的会场给与会者带来更好的而不是更坏的经历,一定要仔细选择。
会议中心评价的特殊考虑因素
除了“会议中心选择注意事项”以外,你还要清楚地知道会议的性质,有时它也会对会场选择有特殊要求。
例如,如果你想向重要客户展示一件新产品并给他们留下深刻的视觉印象,这就需要将这次会议的性质明白无误地告知会议中心,在选择会议中心的时候也要注意这一点。
如果此次会议主要目的是建立团队意识,这就需要会议中心能够满足运动、娱乐、社交活动以及建立团队意识所必需的设施。
如果会议的参加者不是本公司的员工,这时就需要有一个接待区域,与会代表从而可以登记、领取名牌、传单和会议议程。
如果与会者是外宾的话,会议中心必须要能够满足这些外宾的要求,比如,饮食偏好,观光以及旅游安排。
“会议中心选择注意事项一览表”应该将所有的特别考虑因素包括在内,然后才能进行会场考察。
社团组织和公司会议策划者在选择设施或饭店时考虑的重要因素排序表

社团组织会议策划者
1. 会议室的数量、大小、质量
2. 可商议的食品、饮料和房价
3. 食品服务质量
4. 休息室的数量、大小、质量
5. 结账程序的效率
6. 入店和离店程序的效率
7. 会议支持服务和设备
8. 派专人负责处理会务的各个方面
9. 展示空间
10. 是否有此方面经验
11. 套间的数量、大小和质量
12. 近处是否有购物场所、餐馆及娱乐场所
13. 其他交通方式是否便利
14. 店内休闲设施,如高尔夫、游泳池、网球
15. 机场距离
16. 特殊会议服务如提前登记、特殊设备等
17. 设施新
公司会议策划者
1. 食品服务质量
2. 会议室的数量、大小、质量
3. 可商议的食品、饮料和房价
4. 睡房的数量、大小、质量
5. 会议支持和服务设备
6. 付款程序的效率
7. 入店和离店程序的效率
8. 有专人负责会议的所有层面
9. 设施和人员相关经验
10. 店内休闲设施,如高尔夫、游泳池、网球
11. 其他交通方式是否便利
12. 机场距离
13. 展示空间
14. 距离购物、饭店、店外休闲娱乐场所近
15. 特殊会议服务如提前登记、特殊设备等
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本文标题:如何选择会议场所?
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