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如何接待媒体

发布时间:2014-07-26 作者:guoxd 标签:[媒体]

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1、会前要提前2-3天勘察现场,具体包括:
 确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放
 确认VIP 休息室的具体位置(亲自体验会议厅之间的往来时间)
 确认媒体接待处的(正确的)具体位置,包括具体的细节问题:台花、银盘、台布等
 与做会展的Vendor 做好会前沟通:了解其具体的布展时间、形式、联系人等。

注意:如果媒体只是参会的一部分人员的话,请事先划分出媒体区域;并设较为明显的指示牌指示路径。
2、组织有关人员准备Media Kits,同时准备媒体签到时所需用品:签到笔、签到簿、人员名片
3、会议当天应提前1-2小时到达现场,再次确认接待处所需物品并最后完善Media Kits ,做好准备工作。
注意:此时还应该接待好提前到场的客户VIP,安排好休息室,看管好VIP的衣物及手提物品
4、签到时(特别是媒体到达的高峰时段),不要慌乱,要做到有序、清晰;特别是有财务部门的人员跟随的时候,一定要保持冷静,不要慌乱。平面媒体和电视媒体应分开由指定人员接待
5、签到后的媒体记者应发给相应的资料带,提醒座位要尽量靠前座。如果时间允许的话,要进行必要的寒暄
注意:此时有些媒体会提出约稿的要求,要随时记下,会后及时发给相应的媒体。
6、会议开始后,除一名媒介人员留守外,其他人员应进入会场做On-site Support:处理即时的问题,媒体提问时传递话筒,随时保持与客户之间的联系
二、Interview 流程
Event 中含有的Interview:
1、Event 中的专访要事先和参访的媒体确认,并进行必要的沟通和事先提供相应的会前资料。有采访提纲的媒体要尽量提前与客户沟通
2、签到时要及时提醒参加专访的媒体记者,会后及时组织记者到专访地点。
注意:此时要拿好参访媒体记者的车马费用,专访时所需的Q&A资料
3、事前要进行仔细的“采点”工作,具体如下:
 专访的VIP Room 离会场有多远
 最简捷的路线怎么走
 房间的装饰与座位的摆放
 提供的饮品要注意要避免声响(小瓶矿泉水为佳,以具体情况定)
4、人员安排要合理,客户方面的VIP和参加专访的媒体记者都需要专人带领
5、要有简单的开场白(客户在时由其决定)。开始后要注意力集中,避免负面的问题产生;同时安排做好专访纪要,拍摄照片;会后应在最短时间内整理后发给专访的媒体
6、注意收集媒体报道,尤其是参加专访媒体的大篇幅报道
7、第一时间以最清晰的方式传给客户
8、Event 结束后30-45天完成项目报告,内含Interview 的报告(现场情况、简报分析、精彩图片等)
三、Retainer 中规定的Interview:
1、根据客户的要求每月组织针对不同部门、不同媒体的Interview。
2、首先客户方面确认被专访VIP的姓名、职务及时间地点
3、媒介部拟出参加专访媒体记者的名单,由客户确认后进行邀请
4、邀请及确认参访媒体人员(姓名、职务及具体联系方式)。同时对此次专访的内容、人物、背景及目标做深入沟通。了解媒体的需求,把提前拿到的媒体采访提纲提供给客户,使客户方面做好充足的准备
5、当天应提前20-30分钟到达专访场地,做必要的会前准备工作;签到时应在明显处接应参访媒体;媒体到齐后,通知VIP到场
6、简单的开场白(简要说明此次专访的内容、目的和人物,客户在时由其决定);专访开始(同时做好现场后勤工作)。同时安排人员做好专访纪要、拍摄图片
7、结束后,感谢被访的客户、参访的媒体记者;并送双方人员离开。
8、及时整理专访纪要、挑选图片等资料提供给参访媒体。并及时进行事后的沟通,从多角度开发报道的内容。
9、关注媒体,及时收集剪报;第一时间提供给客户最新报道
10、专访结束第二天,向客户方面提供“专访On-site Report”
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