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会议会展展台如何布置

发布时间:2015-09-10 作者:guoxd 标签:[展台布置]

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        展台布置是为了使展品突出,能吸引目标观众,更重要的是将展品的特点和优势传达给目标观众。同时展台布置要使参观者有一种受欢迎的感觉,而不能是一种被拒绝、隔绝的感觉。

        为了保证展出效果,设计人员应当考虑展台的布置工作,事先设计好布置方案,并介入参展者的展台布置工作,给予指导、给予帮助。组织实地预展或使用立体模型比较费钱,可以使用平面图纸,将展品、道具等按比例剪成拼块,在图纸上拼摆寻找最佳方案。展台布置需要用心、有创新。

       一、展台布置技巧
       1. 将产品分类,统一设计布局,造出声势
       集体展出尤其应当考虑按产品类别统一设计、布局、布置,建立整体形象。同时因为不同的产品有不同的客户,产品分类也有助于产品推销和贸易洽谈。如果是既对公众开放又对商人开放的展览会,在有条件的情况下,应分别安排商业展示区和公众展示区。
       2.从参观者角度构思、安排、布置,而不是从参展企业即卖主的角度布置产品
       比如将服装放在包装盒里陈列在展台上,就不如拍摄一张模特儿穿着服装有感觉的大照片挂在展台里。前者是从卖主角度布置,后者是从买主角度布置,更能吸引买主注意。这需要设计人员了解目标观众是谁,参展企业希望为目标观众留下什么印象,目标观众希望知道有关产品的哪些问题等等。了解目标观众的兴趣有助于设计人员布置出吸引目标观众的效果,有助于产品的参展成交。
       3.突出重点展品
       在一个展台里可以展示很多展品。但是对于展出者和参观者,有些展品更重要些,一般是新产品或成交额大的产品。设计人员在设计展台时要了解这一点,在设计和布置时反映出来,给予适当的位置和面积。越重要的展品应该越突出。在有些情况下,整个展台布局是围绕一件突出的展品。
       4.显示展品特性
       找出可以吸引目标观众的展品特性,不同的展品特性需要用不同的布置手法方能显示最佳效果。有些产品需要挂在展板上,有些需要放在地面上,有些需要玻璃柜;整个展台,有些从一面看效果好,有些从四周看效果好;有些需要近处看,有些需要远处看。使用何种布置手法在设计时就应予以考虑。比如珠宝首饰,漂亮、贵重、稀少,因此,要控制数量,分散布置,使每一件都显得珍贵。非珍宝首饰,成批生产,价格低廉,因此可以大量堆砌,以显得五彩缤纷。豪华轿车和珠宝一样,需要突出,以显示尊贵。高档服装要用模特儿撑着,用地毯、聚光灯衬托。抵挡服装可以成串挂着、成堆放着。
       5.将展品处于工作状态或自然状态,将产品的价值展示给其目标观众
       这样能活跃气氛,能更容易地吸引参观者的注意,能使参观者更快地了解产品的特性,并使参观者留下更深刻的印象。一串项链挂在模型脖子上比放在盒子里更能吸引注意,更能反映其特性和价值。家用纺织品布置在居室环境里比挂在架子上更能体现其特征,更容易留下印象。机械可以演示操作,显示其性能和作用。
       6.留有空间,不要堆积
       将很多展品放的很近会大大降低影响力,降低吸引目标观众注意的可能性,降低目标观众对这些产品的记忆深度。解决办法可以是选择少数有代表性的样品布置,留出充足的空间,其他产品通过资料介绍。
       7.立体布置,不要平面布置
       在展台墙上垂直布置或在台面上平面布置展品是比较笨拙的方法。可以使用不同高度的箱子或墩子错落有致地布置展品,或者使用悬挂、支撑等方法造成立体布置效果。
       8.使用色彩、照明、形状等手法创造特殊视觉效果
       一些产品比如农产品、五金工具等不易布置出效果。这时可以考虑使用一些特殊方法创造出效果。比如大量堆放苹果,或者制作一个巨大的苹果模型。
       9.借助其他方式将产品的优势反映出来
       视觉交流是产品参展的基本技术之一。有些产品靠外观就能吸引注意,就能使人了解产品,比如首饰。但是有些产品不易通过外观反映优势,需要借助其他手法。比如儿童食品,如果能配以因吃这种食品而长得健康的儿童的照片,产品的优势就被直观地反映出来。如果是清洁剂,通过对比使用和未使用清洁剂的器具照片甚至实物,就可以直观地反映出产品的特点和优势。
       10.综合使用各种手法,全面反映展品情况
       展台布置以展品为主,但是要充分利用图片、说明、模型、声像设备等加强效果,全面展示展品特征、特性及有关情况。比如展示饮料,可以考虑安排现场实物品尝,并准备小包装饮料免费散发,供参观者拿回去品尝;用地图和照片反映产地;用大彩照、幻灯、大屏幕电视反映加工过程;用图表表示不同的品种、等级的产量及市场;用样品和照片反映各种最终产品和包装等等。通过这些布置手法,观众就可以全面了解饮料情况。比如展示服装,可以考虑用商店橱窗布置方式布置展品;安排模特儿穿着展品表演;用剪样本显示所有使用的布料;用幻灯、录像、照片反映加工过程,如果是手工制作,可以安排实际表演;用图表反映产量及市场;用样品和照片反映包装。
标准展台的布置随意性大一些,定制展台的布置一般需要设计人员的指挥、指导。集体展出时,一些参展者希望自己布置展台,组织者最好提供统一的道具,并提出统一的布置标准要求。
       二、展品布置构思
       展品是展台中心的、最重要的组成部分,是展台工作的基础条件。展品对展示效果和展出效果有着重要作用和意义。
       1.展品选择
       为了取得良好的展示效果和展出效果,必须选择合适的展品。选择展品是一项重要的工作,有人甚至称选择展品是展览最重要的工作之一。
但是这也是一个经常被忽略的工作,许多参展企业将这件工作视为程序性工作而不予以足够的重视,结果常常犯以下错误:所选产品与展出目的不一致,产品无市场潜力,产品无供应潜力,产品不适于展示等。参展企业应当重视展品选择工作,努力做好这项工作。
       (1)展品选择原则
       A针对性
       所谓针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容以及展览会的性质和内容.展品也要符合参展企业的目标,与展出目标无关的产品再好也不应该展出.大多数展览会将展出内容限制在一定的范围内,吸引对象也是这一范围内的参观者。为保证质量和效益,展览会组委会要求参展企业将展出内容也限制在这一范围内.有些情况下,展示内容也可以是综合的。即使如此,也应该将展示范围缩小到几个有优势的专业.如果缺乏针对性,展出效果一般不容易好,展出难以达到目的.
       B.代表性
       指展品能体现参展企业的技术、生产水平以及行业特点.
       (2)选择展品考虑因素
       A参展企业的供应能力
       参展企业的一些产品可能对市场很有吸引力,但是如果没有生产、供应能力或潜力,就不应选择展出。一般情况下,要选择能充分生产、供应的产品展出.如果展示并无供应能力的产品,虽然可能吸引注意力、引起兴趣,但是却是浪费时间和费用.而且因为不能接受订货,可能会给潜在客户留下遗憾甚至不好的印象。但是一切已计划好,先展出宣传,扩大影响,吸引兴趣,然后产品大批量上市,迅速占领市场,则是生产消费品的大公司经常使用的手段,
       B市场条件
       指展品要符合市场的水平、消费习俗、技术标准、管制规定等条件.展出市场限制、禁止的展品一般不要展出,违反展出地的消费习俗,展出地禁忌的展品不要展出产品的设计、包装、颜色等应符合展出地市场的习惯等.
       C市场潜力
       根据经济水平、消费水平、消费习惯等分析判断.如果展示无市场潜力的产品,比如在赤道地区展示取暖器不仅没有意义,还可能被当作笑话,造成不良印象和影响,展出效果适得其反.
       (3)展品选择关系和矛盾处理
       A.宣传与贸易
       从长期看.宣传促进贸易.但是从短期看,宣传和贸易有时是矛盾的。生产部门可能会要求展出显示技术水平的产品,而销售部门可能会力争展示销路好的产品。比如数控机床能反映一定的水平,对参展企业建立形象有益处,但是竞争对手多,成交可能不易。而普通机床则可能成交好,但是也容易给买主留下低档的印象,对长期发展不利。要根据展出目标协调处理好这一对矛盾。
       B.集体与个体
       就集体展出而言,展品的整体水平要能体现展出(国家、地区、地方、行业等)的经济水平和生产能力.集体展出组织者要根据宏观需要,征集、选购展品,以加强展示和宣传效果,为长期发展打基础.因此集体展出的组织者会希望并要求展出显示水平的产品以及成系列的产品.而集体展示的参展者多考虑实际成交,因此会希望展出可能成交的产品而可能不考虑水平和系列等问题.因而集体展出征集展品往往是一件困难的工作。为解决这一矛盾,组织者要向参展者说明建立整体形象的意义。并说明参展者本身显示实力和档次的作用。在有条件的情况下,提供运输、场地等方面的优惠条件。但是,根本的解决办法还在于参展者具有长期发展观念、有战略意识.
       C质量与数量
       要注重产品质量.档次低、款式落后、工艺陈旧、包装差的产品不宜作为展品。质量不过关的产品、保密产品、仿造产品(违反专利法)不得展出.展品的数量要适当,,数量不多.品种不宜过杂。要有重点、要有系列,不要面面俱到,展台不可空空荡荡,也不可杂乱臃肿。并避免给参观者造成皮包商或小贩的印象。但是如果是散发的纪念品,数量要准备充足。
       D新产品与老产品
       老产品可能已打开销路,成交把握较大,因此,展台人员可能愿意展示老产品.但是参观者要展览会的主要目的之一是了解新技术、新产品。另外,只有不断推出新产品才能保住、扩大市场份额,因此,新产品或现有产品的新用途要作为产品选择的考虑重点。需要注意的是新产品必须有良好的性能和很强的实用性.另外,试制品或半成品最好不要展示,这会使客户去寻找竞争对手要求供货。
       E展品之间相冲突
       集体展出时经常遇到内部不同的参展企业很可能展示相同的产品的问题,需要协调处理好这一矛盾.展出内容相同的参展公司之间容易产生矛盾甚至冲突。为避免这种情况,组织者应首先在筹备期间就鼓励这些公司安排相配合的展品而不是完全相竞争的展品,这样展示效果好,内部矛盾也少。其次,鼓励参展公司之间的合作和协调精神,并提出相应的行为规范和约束。如果内部竞争不可避免,组织者主要是展台经理应尽量全力公平地处理问题。
       F 展品符合展示要求
       有些产品不适于展示。也就是通过其他方式、用更低的成本就能做成买卖的产品不适于展示,比如通过交易所买卖的产品就没有展示价值.这些产品有固定的品种、质量、标准、不需要通过观看就能做成贸易.销售渠道已十分稳定的产品也没有展示的必要.
       2.展示展品
       展品不仅是产品,而且是产品的展示,它涉及操作、替代、说明、布置、介绍等问题和工作。做好产品展示工作,需要:
       (1)了解目标群众心理
       购买、消费心理比较复杂,比如,在发达国家,展示产品,不仅要显示其性能优越,超过其他同类产品,而且要说明有周到的售后服务等等。在发展中国家可以介绍其社会、经济效益,比如可以改变乡村生活面貌等等。介绍作用有时比介绍产品本身更有效。
       (2)展示产品特征
       不论何种展品,不能只是考虑形式、状态,要尽量全面地展示其特征,使观众能使用多种感官尽可能全面、深入地了解产品。如果是机器和仪器,要考虑安排产品现场操作示范,甚至让参观者亲自动手操作(如果是食品,要考虑安排现场品尝)并准备小包装免费散发,供参观者拿回去品尝;如果是时装、首饰,要使用模特展示,甚至安排时装表演。
       通过各种途径展示产品特征,首先有助于引起参观者的兴趣,其次有助于加强参观者的购买欲望,第三有助于给参观者留下更深的印象,因此,在可能的条件下,要考虑采用多种形式展示产品特征。为此,就要做好相应的准备工作。比如操作机器,要确保机器状态良好,无损、无伤、无故障,零配件完备,原料充足,电压、电流、导线、插头等符合展出地的技术标准,另外操作机器,要办理保险,以防万一。
       (3)使用替代品
       展览会上的潜在客户大都希望看到实物,想看到放在仓库里、签约后可以立即发运的成品。因此,在一般情况下尽量展示真实产品。但是,并不是所有产品都是可以展出的。超大产品比如火力发电厂等大型成套设备或超小产品就很难展出。此外,展示化学物品、危险物品等真品也有许多问题。因此就要考虑使用替代品。常见的替代品有模型、照片、图表、绘画等。按比例缩小或放大制作模塑、图片可以替代超大设备或超小产品,用有色水替代有毒易腐的化学液体。照片、绘画、模型、图表等替代品可以使展台更具艺术性,在有些情况下,替代品更能体现产品的特点。但是参展企业要根据需要使用替代品,不可多用。要掌握好一个原则:图片的效果比不上模型,模型的效果比不上真实的产品。在可能的情况下,多用真实展品。
       (4)使用宣传手段
       展品本身大部分情况下并不能说明全部情况或显示全部特征,需要使用招牌、图表、说明、介绍、宣传资料等补充、强调说明展品。参展企业应当视这些辅助手段为展品的组成部分,在选择决定展品时就予以考虑,准备。参展企业可以根据展品的不同性质、特征决定使用何种辅助手段。但是所有展品都应有明确的介绍。
       在准备介绍、说明、宣传资料时有几个问题需要注意:宣传资料不能只有空洞的赞美之词,要有关于性能和操作的说明和数据。而技术资料不仅应该有技术说明,也应有有关销售的说明。技术数据不可少,但是也应有产品的用途、性能、特点等说明。技术资料在使用公制度量衡时也要使用展出地的度量衡标准。
       资料应当使用国际通用语,目前国际通用贸易和技术用语为英语,如果有条件,尽量同时使用当地语言文学。展品说明要简明扼要。观众不会阅读用小字写出的长篇大论。文字要准、字体要大。不论是图或文,避免手写说明(专业美术人员除外)。
       此外还有两点需要注意:展示的产品与宣传材料上的产品完全一致,可以将资料放置于专用台、架上供参观者自由拿取,也可以散发资料,但是不要将资料放在展品中。
       (5)使用展示手段
       参展企业可以考虑使用各种展示手段显示展品,强调、突出展品的特征和优点,以吸引参观者的注意、引起参观者的兴趣。展示手段包括各种装饰、布景、照明、电子信号板、声像设备等。在充分使用展示手段时也要注意任何设计都是辅助手段,不可过分强调,以免喧宾夺主。使用展示手段有几个要注意的问题:音像制品要简短,参观者不太可能长时间站住听、看。如果确实需要长时间来说明产品,那就设立专门的区域,并安排固定时间。选择展品时,还要考虑到展台工作,估计参观者可能提出的问题,并准备好相应的回答。如果选择展示新产品,要考虑安排有关技术人员参加展台工作。
       第三节 展期工作
       展览的价值和展出目标主要在展台工作阶段得以实现。展台工作主要指展览会开幕期间的展台接待、展台推销、贸易洽谈、情况记录、市场调研等。展览开幕前的展台布置以及展览闭幕后的展品处理等通常也可以算作这一阶段的工作。展台工作效率和效果有依赖于展台管理和展台人员的知识、技巧和工作态度。展出工作的特点是时间短、空间小、人多事多,因此,展台工作管理非常重要。
       展台工作是整个展览工作最重要、最关键的阶段,所有展览筹备工作都是为了这个阶段。展览的价值主要在这一阶段得到。如果筹备顺利、充分,展台工作将决定展出是否成功。如前所述,筹备工作相当于“搭台”,展台工作相当于“唱戏”,台搭好了,演出还不算成功;戏唱好了,演出才算成功。展台工作可以指展览会开幕、闭幕期间展台人员在展台上的工作,包括展台接待、展台推销、展台记录等工作。
       展览会开幕期间,展出的主要责任就由组织者转向参展企业和展台人员,由展台人员开展接待观众、洽谈贸易等工作。展出期间得负责人是展台经理。如果展览规模大,可能要专门设立管理组织——展览团,展览全面工作由展览团团长负责,其他各项工作由分团长负责,展台由展台经理负责。将展览团团长、展览分团团长和展台经理统称为展台经理。虽然展出工作的责任由参展企业自己承担,但是展台经理应当确保展台工作的最佳环境和条件。展台经理要使展台工作正常运转,也就是要使所有展台人员有效地工作,互相配合,解决展台出现的问题,完成展台工作目标。
       一、展台工作
       展台工作的主要内容包括接待客户、洽谈贸易、记录、联络公关工作、市场调研、操作示范、资料工作、活动、现场销售9大项。
       1. 接待客户
       是展台关键性工作之一。接待工作的主要内容是发现新客户并与之建立联系,以及保持、巩固与老客户的联系。接待安排可以是随意的,也可以是预约的。最好将预约接待安排在观众人少的时间,以减少会谈时的打扰,同时也避免接待其他客户的机会。
       接待对象可以分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众等。重要客户,不论是现有的还是潜在的,可以列出名单,先告知展台人员。如果发现重要客户前来参观,要予以特别的接待。要接待好现有客户,维持好关系。但是如果不是洽谈业务不要因为他们而耽误接触新客户。可以约他们在闭馆后吃饭、喝酒。接待潜在客户是展览会的最大优势、最大价值所在,也应为展台最重要工作之一。普通观众一般没有贸易价值,与展出目标没有直接的关系,因此,不要耗费时间和精力接待普通观众,但是注意不能没有礼貌。可以巧妙一点,客气地打招呼,简略地答问题,尽快结束交谈。
       2.洽谈工作
       是展台关键性工作之一,与接待工作紧密相连。洽谈工作的重要内容之一是推销,推销公司产品和服务,公司形象。有效的推销会使潜在客户对展出公司产生信任,对展出的商品、服务产生兴趣,使现有客户对新产品产生兴趣和购买意愿,达到这一步,就开始进入洽谈阶段。要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同。但是对新客户的大宗买卖以及投资项目要谨慎,不当场签约。任何决定必须在彻底调查之后作出。报价、条件再好,也要保持慎重态度,尤其是对展览会临结束前提出的大宗买卖和投资项目要警惕。“趁热打铁”的观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能是建立新的关系,展览会之后还需要做调研工作,知根知底后再签大笔买卖和大项目投资。推销工作的成果体现在签订贸易合同。
       3.记录
       是展台正式工作之一。记录对展览评估和展览后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广,但是记录是接待和洽谈工作不可缺少的环节。不少参展企业无法判断展出效果或无法取得理想的展出效果,往往是因为没有或者没有完善的接待、洽谈记录,因而无法做合理的评估或无法有效地开展后续工作。因此对展台工作要做完整的记录。
记录方式有多种,常见的有收集名片,使用登记簿、记录表格、电子记录设备等。
       (1)收集名片
       是最简便的方式,缺点是内容有限,只有参观者的姓名、地址。观众登记簿是另一种简单的记录方式。在20世纪90年代初期和中期,常可见许多国内参展企业使用。登记簿一般只记录参观者的姓名、公司名称、地址等情况,有些还有“要求”一栏。登记簿或留名片是比较传统的方式,比较简单,没有接待交流情况、展台人员的评语以及后续工作的建议。因此,不是理想的记录方式。记录表格是一种常用记录方式,有多种形式。使用最多的是展台人员在接待后填写的表格;另一种表格是让有兴趣但是来不及或不愿意等候接待的参观者填写,这种表格除了有参观者的基本情况之外,还有参观者公司情况、参观兴趣、参观要求等栏。这种表格可以附印在有参展企业地址、邮资已付的信封上,供参观者带走,填好后寄回。记录表格方式要好一些,内容除了参观者的姓名地址之外,还可以有参观者的背景、兴趣、要求,展台人员自评语以及后续工作的建议。因此对展览评估、展览后续有很大的价值。
       (2)电子记录
       是一种先进的记录方式,记录效率比常规的方式高。发达国家和地区的展览会普及使用电子记录,其使用方法一般是:展览会组织者向目标参观者直接邮寄展览请柬时附一份入场卡(磁卡)申请表。参观者填好表格(内容包括参观者名称、地址、公司行业、规模、参观兴趣等情况);展览会组织者便寄一张入场卡给参观者。也可以在入场前填写表格换取入场卡。参观者进入展览会口刷卡入场。在这种展览会上,参展企业可以免费或交费使用安装的磁卡记录器,参观者在参观展台时,只要在仪器上刷卡留下参观者基本情况记录。记录器使用计算机软盘储存数;记录内容、格式应在展览会前准备好。
       记录内容根据需要选定,不要忽略任何重要信息,也不要记录没有价值的内容;格式设计要考虑使用方便和效率。展览会开幕前,展台人员要熟悉记录表格。记录表格最好是复写式,一式多份,一份留给当地机构,一份尽快发回总部,一份留在展台,用于存档和后续工作。每份复写式表格要注明去向和用途。如果是单页式表格,应在一天结束时或指定时间将表格内有关情况发回总部处理。
       展台人员在做记录时,要争取尽可能准确,尤其是潜在客户的准确记录有助于后续工作的针对性和效率。展台接待和记录要适时统计。每天可以简单统计,内容包括观众数、观众来源、询问内容、数量和金额等,统计结果是每天展后会议的内容之一。对需要急办的事则交给相应部门、人员尽快办理。以便在展览会后可以做复杂一些的统计、分析。
       4.联络、公关工作
       是一项内容很广的工作,包括客户邀请、接待室、送礼工作。客户邀请工作在展前已大规模做过。在展览期间,还要继续做客户邀请工作。展览期间的客户邀请工作主要限于现有客户和潜在客户。
       (1)接待室工作
       是展台工作的一部分。接待室应用于有价值的客户和贵宾。事先要向展台人说明谁可以使用、什么时候使用。接待室是接待、谈判的地方,气氛要轻松一些。但是要避免造成娱乐、消闲的气氛,以免接待室成为观众和展台人员休息的场所,要保持接待室的工作气氛。接待室的招待品可以分等级提供,比如,软饮料、饮料、快餐、正餐等。招待标准要按预算定,要注重效果。接待工作做得好,也是展出成功的条件之一。
       (2)礼品管理工作
       展出工作一般都会配备礼品,根据赠送档次,一般分贵客和工作用礼品。在正常情况下,第一天重要人物最多,最后一天最少。每天使用多少要有数,不要早早用完。礼品可以事先包装好,免得临时送礼来不及包装。送礼后要马上登记,一方面为了管理,另一方面是为了以后再送礼时好安排。
       5.调研工作
       调研是展览会的重要功能之一。贸易展览会不仅是买卖场所,也是理想的调研场所。展览会本身就是一个市场,是一个人员众多、气氛宽松的市场。在展览会上做调研节省费用、节省时间。进行信息采访,询问市场、产品甚至竞争者的情况比在其他环境中容易。在展览会上,参展企业和参观者都不介意回答一些问题,有些甚至很乐意提供意见和建议。而在其他场合,就不都容易获得答复。据称,有关市场的任何问题都可以通过展览会调研获得结果。
       在展览会上的调研范围主要是市场、趋势、产品、竞争、需求等等。参展企业的调研范围和内容可根据展出需要和条件安排。可以委托专业公司做,也可以由展台人员自己做。专业调研公司的工作质量高,但是它们的产品专业知识可能不是太精。另外,由于经费、人员等方面原因,参展企业大部分是自己做调研工作。
       展场调研的途径和方式可以是多种多样的。可以以展台为阵地,主要针对参观者做调研,了解参观者对产品和服务的意见以及建议,询问参观者对产品和服务的需求和要求,以及参观者对市场和发展趋势的看法等等。可以抽空参观其他展台,尤其是竞争对手的展台,主要针对竞争对手做调研,收集资料,询问情况,了解竞争对手的展示手段、销售方式、宣传方式、新产品、新技术、产品质量、价格、包装、性能等方面的情况。还可以参加展览会期间召开的研讨会,主要是针对市场做调研。展览会的研讨会是一个了解市场行业发展趋势的好机会。一方面发言人会做出推论、预测,另一方面参加者所表现出的兴趣(比如出席人的多少、出席人所提的问题等)也可以作为预测的标准之一。此外,在研讨会上还可以寻找发现重要的潜在客户。还可以阅读新闻报、刊物、官方报告等,了解综合性质和宏观性质的情况。在展览会期间做调研工作,方式方法可以巧妙一些,但应当在法律允许的范围内进行。
       6.操作示范
       操作表演的展品更能吸引观众注意,让客户更加了解产品而更快地做购买决定。因此,在有条件的情况下,应考虑安排操作示范。如果安排了操作示范,要事先再三检查产品,确保能表演。任何事故不仅带来难堪、损坏公司形象,也会导致生意流失。操作表演要视情况安排保卫人员以防意外。要警惕竞争对手做手脚。若有规定,还需事先征得展览会同意。另外要视情况办理保险。操作安排次数要适当,多了效果并不一定好。如果有音像设备,要控制音量、调整屏幕角度,不要影响周围展台。
       7.资料工作
       展台资料包括公司介绍、产品目录、服务说明、展出介绍、价格单、展台人员名片等。展台资料要管理,管理使用得当,资料可以有效地发挥宣传、推销作用;管理使用不当,资料便会被丢弃、被浪费。资料更控制散发数量、控制散发对象,撤下残损的资料,添加新的补充资料等等。
       (1)资料要有针对性地散发
       可以分层次地向目标观众寄发。资料可以分为两类:一类是可以散发给每一个参观者的成本低的材料,包括单页和折页资料;另一类是提供给专业参观者的成套、成本高的资料,一般不宜当场提供,最好是寄给客户。
       (2)资料放置、控制
       供散发的展台资料放在参观者可以方便拿取的地方。不要摆放太整齐或摆放成几何图案,以免参观者误以为是展示而不拿取。可以使用资料架(但是要注意摆放位置,不影响展台工作,也不要影响观众行走)。资料不宜大量堆放,而要均匀散发,可以由展台人员直接散发或少量地放置在展台上不断地添加,以免滥发造成浪费。散发的资料要有数量控制,以便整个展览期间都有正常的供应。不要在展览结束时,还剩余很多专门印刷、却无法用于其他场合的资料或者在展览还没有结束已无资料可以散发。
       向客户提供贸易资料编印成本一般很高,控制可以严格一些,资料可以放在接待室内或资料柜内,不要让参观者自由拿取,而由展台人员有选择地提供给有价值的、真正要资料的客户。据调查,许多真正的客户往往不愿意携带很多资料,而且基本不翻阅展览会上收集到的资料。因此在展台上可以不直接提供贸易资料,只配备少量资料用于谈判参考。这样也可以使展台人员和参观者集中交谈,在进行贸易细节洽谈时,可以使用有直接关系辅助洽谈的资料。若客户需要资料,可填写索取表。参展企业当天或展后安排邮寄。
       据美国的统计显示,50%的人没有目的或者目的不明的人却到处收集资料,最终将所收集的资料留在餐馆饭桌上、汽车座椅上或废纸篓里。即便拿到了办公室也是放在资料堆里,等“有时间再另看”,实际是不会有时间去看的。英国称这类人为“资料收集者”,这些人没有明确目的却到处索取资料,最终可能一扔了之。因此要管理好资料,不能将贵重资料提供给这类人。
       8.活动
       展览会可能会安排一些活动,包括开幕式、新闻发布会、馆日、招待会、研讨会、贵宾访问、采购团等等。这些活动与展出都有关系,参展企业应予以足够的注意,并视需要积极参与或充分利用。
       展览会开幕式是展览最重要的活动之一,既有新闻价值,也有商业价值。对于一般参展企业,重要的是利用其商业价值。邀请人员都是些政府官员、工商名流和新闻记者,在开幕式当天,参观展览会的人有很多是有价值的商人。参展企业要充分利用这一点。
       (1)参展企业一定要在开幕前完成全部施工、布置工作。
       开幕式后的几小时是关键的时刻,对参展企业最为重要。重要人物已到场,重要客户通常在展览会开始时就参观。他们巡视展览,如展台切实安排妥当就绪,准备接待客人进行业务洽谈,那么这些重要的客户在巡视之后,就会把这样的展台列为接触对象。还在施工布置的展台则是作反面宣传,会失去这些最重要的客户。
       (2)了解开幕程序和活动,包括开幕式后贵宾参观路线。
       做展览会组织者的工作,争取将自己的展台包括在贵宾的参观路线内,这将有利于新闻宣传。
       (3)确保展台人员全到位,确保展台人员着装整洁、精神饱满。如果需要,做好摄影和摄像准备。
       9.现场销售
       有些参展企业将展览会作为直接销售的场所,用小面积的标准展台,在里面堆满产品,在展台前的过道上放台,直接向参观者销售。这样做会扰乱展览会现场秩序,参展企业自身也很难通过零售获得足够利润。如果参展企业认为有充分理由零售,可以事先与展览会组织者商量,也许可以获得同意,并被安排一个合适的位置。如果参展企业违反规定强行零售,展览会组织者可能也会采取强行措施,关闭展台。
       在贸易展览会上直接零售是违反效率和效益原则的,因此贸易展览会通常禁止现场零售。贸易展览会是做贸易(进出口、多层次批发)的场所,参展企业应集中精力捕捉潜在客户和贸易机会。向大量普通参观者开放的消费品展览会可允许零售。但是也需要办理相应的手续并严守相应的管理规定。
       二、展台环境工作
       展台环境有双重功能,一是对参观者而言,展台环境是形象;二是对展出者的敬重,展台是工作场所。展台环境主要指展台清洁、展台安全和展台保卫。
       1.展台清洁
       展台体现参展企业形象,应当维持展台整齐、干净的状态。保持展台清洁在进行展台设计时就有必要设计充足的储存空间。
       展品以及模型、文图、声像设备等要放在合适的位置。如被挪动或碰脏,要及时挪回原位,并擦干净。展出期间,参观者喜欢摸展品,要随时擦去展品、展架上的脏手印。如果有操作,须及时清除废料。若有空箱必须及时搬走。检查资料、样本放置,展台上下应有乱放的资料。供观众拿取的资料要摆放整齐。
       展台地面要保持干净,随时捡走地上纸片、空杯或其他物品,展台墙面也要保持干净,随时擦去墙上的脏手印或其他痕迹,展台内不要随便放东西,尤其是可能绊倒人的物品或障碍,参展企业可以雇用专业清扫工或指定展台人员负责展台清扫。
       2.展台安全
       展台安全包括政府、行业和展览会制定的各种规定。展览会人多,有安全隐患,而且是人越多隐患越大,因此,应予以注意作出相应安排。展览会上的安全隐患包括火灾以及一些伤害等。参展企业必须认真阅读,并按规定办事。各地展览会比较一致的规定有:展架展板必须经防火处理,照明设备和材料必须符合当地标准,电源必须由展览会指定的公司人员连接,各地展览会对双层式展架要求也很严。
       参展企业保证安全要注意:
(1) 选择使用符合规定的展架道具;
(2) 在施工搭建时,不仅要赶速度,也要注意质量,保证展架道具安装坚固;
(3)在展出期间,要有人负责检查展架、设备状况,维护修理展架、设备,尤其是观众多的时候,更要注意。指定人在每天闭馆时检查展台、关闭电源;
(4) 按规定配备灭火器;
(5) 根据条件和需要为展台人员和参观者投保。这常常是展览会的规定之一。
       注意展台安全不仅仅是为了防止事故,也是为了保持展台和展台设备的正常工作状态。
       3.展台保卫
       展览会上失窃现象比较普遍,有“大偷”(指工业间谍),也有小偷。因此保卫也应当列为展台工作内容之一。展台保卫主要是两方面:
       (1)防止展品被盗
       使用封闭式展台是对付小偷的办法之一。如果有贵重但体积不大的展品,可以使用保险箱或在闭馆后随身携走。展览会多设有晚间保险设备,参展企业可以联系使用。太重的展品可能需要雇用专业保卫,另外要保险。
       (2)防止展台记录及其他秘密资料或情报被非法地窃取或合法地套取
       展览会是合法和非法地收集情报的地方。竞争对手或工业间谍(往往以用户或信息咨询机构的名义出现)可能采取用合法的或不合法的手段收集信息尤其是公司秘密。对此,展台人员应有必要的警惕性。不能只有热情而不用头脑,为吸引更多的潜在客户而泄露公司秘密。竞争对手直接参观展台并不违法,只是要十分小心。
       由于许多情报是在交谈中被“套”出来的,因此明确限制透露公司的一些情报,比如参展企业正在研制的产品、拓展市场战略等无论如何不得向外透露。展台人员要掌握一些必要的技巧,比如掌握交谈思路、了解对手意图、对付问题等,除了合法地通过交谈“套”情报外,情报收集者还会用“偷”的办法“收集”情报,所以,产品、秘密资料、成交合同、接待记录管理不善很容易让情报收集者得手。此外,一些媒体也到处寻找故事和花边新闻。展台经理、全体展台人员对此也要有所警觉。不要向竞争对手和记者透露秘密。要对每一个上展台的人存有一份戒心,但是不要草木皆兵。
       三、展后工作
       展览会闭幕标志展览会结束,但是,并不意味着展出结束。在展览会闭幕至展台人员离开展出地之间,参展企业必须进行展品和展具的拆除、运输、统计、总结、结账等展出工作。
       1.撤展
       撤展工作主要包括展品处理、展架拆除、道具退还、回运安排等。撤展工作必须在展览会闭幕后开始,但是撤展准备工作要在展览会期间甚至展览会开幕前就考虑和着手。撤展工作需要考虑并安排的内容包括:展品处理、展架展具拆除、花草装饰拆除、展品和道具的回运手续、回运公司包装箱运到展台时间、集装箱运到展场时间、场地清扫用品交还手续等等。这些工作通常由展台经理或指定人员办理。
       撤展首先要注意的问题是按时。既不要提前也不要推迟。撤展的主要工作之一是展品处理。展品处理的方式一般为出售、赠送、销毁、回运。出售是指展品出售给观众。在零售的展览会上,展品往往也是卖品,直接销售给参观者,参观者付款后可以立即取走。在贸易性质的展览会上,展品售出后,买主往往不能立即取走展品,一般需要等到展览会闭幕后再取;赠送是指参展企业将展品赠送给客户或重要人物;销毁通常是一些价值不太大,参展企业不想出售也不想回运的展品。销毁通常需要证人在场。回运是指参展企业将展品回运参展企业所在地。如果在同一行政区域和同一税区,展品处理涉及的费用比较简单,甚至可能不产生费用。但是在非同一征税区域展出,展品处理方式不同会使参展企业缴纳不同的税额,因此,参展企业要明确展品处理方式。
       2.展品处理的有关准备工作尤其要提前做
       一般规律是价值越大,使用范围越窄,就越要提前处理;反之,展品价值越小,使用范围越广,参展企业就越少操心,就可以迟一些甚至到展览会闭幕时处理。有些展品比如大型机械设备需要在讨论展出决定时考虑处理。大型机械设备一般在已确定买主的情况下才会运到展览会上展出,展后由买主运走。否则,如果未出售,就需要运输,大型设备包装往返运输费用很高,而且筹备展出期间,设备运输占用资金,一般公司承受不了。
       展品的实际处理工作常常是撤展的第一项工作。体积小、重量轻的展品比如轻工品、纺织品等一般由展台人员自己负责拆卸、再包装,体积大、重量重的展品比如机械设备等可能需要安排专业工人拆卸、再包装。包装材料要先安排好从仓库运回到展台。展品从展柜、展台上撤下再包装要注意点数,注意不要漏装部件、配件、说明等,并注意包装。展品包装好后交买主、接受人,或交运输公司安排回运。销毁的展品不能一扔了之,要按规定办理。展品从展架、展柜上取下后,就可以开始拆除展台,撤走展具。如果参展企业使用的是租用的标准展台或委托施工的展台,就可以不考虑展台拆除问题,由展览会或施工公司考虑。如果参展企业使用自己的材料自己动手搭建展台,就要考虑由自己再动手拆除,并事先安排计划好拆除人员和工作。如果展台、展柜是要重复使用材料,在拆除时要细心,不要损坏材料,按要求包装好,避免财物损失。如果展架道具都属于参展企业,参展企业就要在拆除展台的同时,考虑拆除展柜、展具。
       3.回运的展品和展架、道具拆完包装好,就可以交给运输公司
       注意手续完备。如果是国际展览,就有结关问题。一方面要与海关建立良好关系;另一方面要按规定办理手续。有时参展企业在结关工作结束前就会离开展出地,将有关工作留给运输报关代理办理。这就需要将有关单证办理准确无误。
       撤展期间,展台经理或指定负责人要确认所租借的物品(包括办公用品、道具、花草、电气设备等)全部归还原主,避免产生额外费用,并及时索回押金。如果由参展企业自己拆除展架,不要留下乱七八糟的垃圾,这会给人留下不好的印象,有损于参展企业的名声,给展览会组织者留下额外工作,因此可能产生额外清扫费用。将场地清扫干净交还展览会,这也有助于参展企业和组织者建立良好的关系,为将来合作打下基础。直到场地交还展览会,参展企业在展览会场的工作才完成。
       4.总结
       展览作为一项工作,结束后需要总结工作的好坏,成果的大小,评估已做的工作,并改善将来的工作。展览作为参展企业营销一个环境,也需要总结,理顺头绪,分轻重缓急,以便开始下环节的工作。展览总结工作最好在展台人员未离开展出场地时完成,一方面因为是展台人员对展台工作仍记忆犹新,展台人员集中比较容易,也就比较容易收集整理资料;另一方面是因为展台人员一旦回到办公室,就会投入已堆积起来的日常工作之中,就可能再也没有机会做总结。总结的主要内容之一是收集情况和资料。有一种观点认为展览工作的真正价值和最重要的成果体现在资料上。
       展览资料包括成交合同、新客户名单、参观者接待记录、市场和行业调研结果。此外,一些其他资料也很重要,包括运输单证、发票收据、展出有关单位、公司的联系地址、服务报价表等等。在收集、整理、分析展出资料的基础上,参展企业需要写出总结、报告等材料。每展台人员根据各自工作的性质、内容写出自己需要的总结。展台经理或指定人员根据整体情况写出展出整体总结、报告等。展出总结、报告的种类、内容要根据实际需要决定,一般包括市场潜力、竞争、前景分析报告、财务报告、展台工作和展览效果、后续工作建议或计划等等。总结、报告等材料写好后,尽快提供给领导和有关部门。
       5.后勤扫尾工作
       (1)结账
       财务人员要督促各方面工作的负责人尽快计算、支付所有应付费用包括住宿、膳食、交通、场地、道具,电话、水电、花草、人员补贴等。并且要留出款项以备暂时结不了或付不了的单。支付应付款是一项必做的工作,应当尽快完成。各项费用支付后,才可以算展出总账,并计算展出各项工作的成效和成本。
       (2)安排展台人员游览、购物
       展出经常是在外地,经过高强度的展出工作后,放松一下,游览购物也是正常的。如果展台人员人生地不熟,而展台人员必须忙于展台结束工作就最好委托旅行社或指定人员安排游览和购物等,以便在有限的时间内游览最佳的旅游点并购买到最有价值并最有特色的物品或纪念品。
       (3)安排展台人员返回原地
       如果是联程飞机票、火车票等,需要提前确认座位。如果没有联程票,买好回程票。在一些举办大型国际展览的城市,展览会结束后交通很紧张,可能不易买到票。因此,需要早一点考虑安排。临行的当天,要考虑并安排好旅馆结账、膳食、交通等细节,安排好展台人员顺利离开展出地。

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