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跨国会议策划的几个难点

发布时间:2015-10-22 作者:guoxd 标签:[策划]

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       在曾经的服务案例中,我们遇到一些国际型公司举办会议的话,在会议策划这方面我们是花了大力气的,打个比方:
        你刚到了一个你以前未曾去过的国家,你不会说当地的语言,也不认识参会的代表。当你走进庞大的会展中心,拿起参会代表登记资料的时候,你看见了一排排你祖国的国旗,还有一张张微笑的面容。
        你站在注册队伍中,你看到身着制服的工作人员在维持秩序,他们每个人都佩戴有名卡(戴在右肩上部——你的眼光可以自然看到的地方)和标明语言服务类别的标牌。会场还使用了许多国际通用的标识,来化解会议印刷品语言方面的障碍。他们还提供了各种服务措施,来突破参会代表由于语言不通而产生的视觉、活动及听觉方面的限制。
        你可能参加过提供类似服务的会议。在注册的时候,他们还会问你个人是否有特别的、文化的需求——如餐饮、社交、宗教或身体等方面。对于这些需求,会议组织者会尽可能予以满足。
        在参加培训议程的时候,你会很高兴地注意到,演讲人在演讲的时候考虑到了参会代表们的文化差异,因而在礼节上照顾到了听众的多样性和文化的差异性。
        在安排团队餐饮方面,既要反映会议主办国的餐饮风格与文化特点,也要照顾到敏感人群的多样化选择,最好是事先征求他们的意见。
        以上的这些措施,尊重了人们的文化多样性的需求,增加了人们的认同感。对于参会代表而言,这样做代表着你在欢迎他们,接受他们,让他们放松下来。
        如果你认为这种模式不适合你,那么,你就再想一想。会议专业人员国际组织(MPI)的“跨文化计划”最近完成了一项对16,000多个协会会员的调查,调查的结果很引人注目。不管你在哪儿生活或工作,会议已经成了一个跨文化交流的场所。
        在北美,人们倾向于从种族角度来看待文化的差异性,而北美之外的人则很典型的从国籍来对此进行阐释。但结果是相同的:需要提供各种服务以尊重所有客户的要求。对于会议业务来说,成功的唯一法则就是理解每一个个体和客户的特别的需求。
        那么,这对于会议专业人士,包括会议策划人和会议供应商意味着什么呢?我们都应该好好关注我们顾客服务的方式。那些能够更好地把握顾客特别需求的会议策划人和供应商,将会更好地理解如何为跨文化客户提供良好的服务。
        你需要去找一些如何为你的客户提供跨文化服务的信息吗?请使用你的资源。互联网就是一种很棒的、信息量巨大的免费工具,你可以借此了解很多你希望了解的东西。网页上会有很多区域性的、宗教与民族方面的、全球性的联系信息。如果你是一个策划人,你策划了一个会议,却忽略了一个宗教节日,而参会代表中有一些人是要过这个节日的,那将是一件很没有脸面的事儿。
        为了避免冲突,在办公室里放上一本20年的日历本,是很容易的。
        你知道今年的“斋月”是从10月27日到11月26日吗?你知道它意味着什么又有哪些宗教要求呢?如果不知道,那么,就帮自己一个忙,上网了解一下这个重要的穆斯林节日,给你的客户他们本应该得到的认同与尊重。不要认为了解了穆斯林节日就是你跨文化学习的结束——这只是这个持续的、令人兴奋的不断学习过程的一个阶段。
        记住:如果你举办了一个会议,占用了人们的假日,那么,你就对那些要庆祝或者要过这些假日的人有些不尊重了。你传递的信息是,你的感觉比较迟钝。作为服务业的专业人士,我们有义务终生学习,而对跨文化知识的掌握又是其中重要的一环。
        成功会议的基础是实现那些经过深思熟虑的、广泛探讨的、可以量化的会议目标,这一点并不是秘密。一个成功会议,不管是多大规模的会议,是地区性的、全国性的还是全球性的,一个重要的评价标准,就是看你了解不了解参会代表的个人需求。如果忽略了这种了解,你的一些参会代表及客户就会觉得他们的公民权得到了侵犯,就和他们有了距离感。这样就无法从内心里赢得那一部分人的支持,而我们所有的人又都得靠他们吃饭。

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本文标题:跨国会议策划的几个难点
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