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一.年会策划方案需求信息收集
年会活动一切工作源于需求,什么时间、在什么地方、开什么年会、哪些人参加、要开多久等这些信息收集要完整详细.
二.年会的分析整理:需求分类
一个大型的年会中,人员组成大体分为三类:满足需求型(绝大部分与会人员)、细分需求型(数量不多,级别相对较高的重要群体)、引导需求型(年会接待中的核心人员).要保障会务工作合理顺畅进行,必先对这三个群体进行分析.
(一)满足需求型
面对人数最庞大的与会代表,年会服务应该以"满足需求"为标准,而无须超出标准过高.
如果公司年会人数较多,同时级别要求不高,这种年会服务应当采取标准化和流程化的服务执行方案,保证公司年会活动需求得到满足,但是不需超出标准.这是因为:
第一,这一类型年会人数较多,同时导致变动因素增多,因此,保证年会依时顺利召开是基本前提,过多投入服务人力、物力容易造成本末倒置.
第二,这一类型年会与会人员规格不高,年会预算相应较少.因此,不提供过分个性化的服务,是绿色年会的要求,也是提高会务工作效率使会务资源按照需要分配的要求.
第三,采取标准化和流程化的服务执行方案并坚持这个方案,才能达到年会成本控制的目标.
(二)细分需求型
细分需求是指与会人员中较为重要的群体,在年会中处于第二级别的人员.针对这类群体需根据所得信息制定个性化方案,尽量满足人员的需求.
(三)引导需求型
也可以称为"超期望值群体".针对这类群体的需求信息收集渠道较窄,且信息变动性较大,通常需要企业年会策划组织者提前制定两套或以上接待方案.
另外,引导需求型群体除参加年会以外还会有其他的行程安排,如异地市场考察、重要公关拜访等活动.企业年会策划组织者必须时刻保持信息的更新,并及时落实.
因此说,一个完善的会务工作,做到了极致就是在混沌中理清方案,并在有限的条件下为与会代表提供意想不到的精细化服务,让其感动,使其难忘.
三.企业年会制定计划
根据模型中各类型的比例,在年会接待的每一个环节中分别制定对应服务方案,保证成本投入的合理性.
四.执行需求
俗话说不打无准备之仗.在企业年会策划方案制定的过程中尽量保证信息详尽、准确,并同时做好突发事件预案.但尽管这些工作做足,在年会活动执行的过程中还是会出现不断变化的事情,这就需要会务组织者有较高的组织能力、应变能力、执行能力,以不变应万变.
五.对企业年会策划中的总结需求
聪明人总是不断总结经验,有所发现,有所发明,有所创造,有所前进的.年会也是如此.作为"五部曲"的归节,总结需求、反省企业年会策划组织过程,提高企业年会策划质量和效果是必不可少的.会务工作中形成的经验和教训,对组织来说都是宝贵的财富.年会中行程的精简型流程、有效性策略等,都应当标准化、制度化,这是维持现状、积累经验的最好办法,可以为组织的日后工作提供借鉴和指导作用.
秋韵礼仪庆典公司转载：第一范文网
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