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论坛是展会中一道绚丽的风景线。是与洽谈交易活动并重的一项内容，也是展会中最精彩、最受欢迎的活动之一。展览会越来越讲究展、会并重，组织者在举办展览的同时，通常要组织相关内容的论坛。请来大批中外一流的专家、学者，甚至社会活动家、政府要员等参加。在论坛上。这些特邀嘉宾不仅能带来国内外最新的信息、技术和项目，更能带来相关领域内具有前瞻性和导向性的新论点、新理念、新思维。应当说，论坛是加强学术交流，增进友谊的桥梁与纽带，对提升展会档次、扩大影响、扩展潜在客户意义非同寻常。在这里，群英聚会、智慧激荡，有助于拓宽视野、更新知识、交融理念、开拓思路。一些知名展会如广交会、高交会和北京“国际周”等大型展会期间举办的论坛，听众多达数万人，门票紧俏，场场爆满。一场成功的展会，不但要有可观的成交额，还要组织好发人深省、富有启迪的论坛讲座，已经成为无可争议的事实。
筹备、组织高水平的论坛是一件非常复杂而又细致、烦琐的工作，它要求建立严密、高效、相互协作的组织机构，制定周密详尽的流程计划。
(1)成立筹备委员会
论坛筹备委员会。一般设主任1人，副主任1至2人，委员若干人。其主要任务是谋划论坛的整体框架，做好论坛组织的前期准备工作。主要包括以下内容。
①筹备成立组织委员会和评审委员会，划分各自承担的任务。
②确定主办单位、承办单位、协办单位、特约媒体等。
③确定论坛讲座的主题。坚持少而精、高层次、高规格，积极促进科技成果产业化的原则，力求向专业化展会方向努力。为馒姹题有的故矢，也可征集参展单位共同感兴趣的论题，从中择优选用。粗略划分若干专业论题的内容、范围等。
④确定论坛整体时间区段及大体场次。
⑤确定主讲人及其论题内容。
⑥研究征集论文办法及评选比例、奖金数额等。
⑦确定邀请的相关人员、单位。
⑧确定论坛的规模、人数、时间、地点。
⑨制定财务预算。
(2)组建组织委员会
组织委员会的主要任务是负责整个论坛的组织安排，保证论坛能够顺利进行。可设主任l人，副主任1～2人。组委会下面一般还要设立三个小组。
①秘书组：设组长、副组长各一人，组员若干人。其主要任务有以下几方面。
▲发布举办论坛会议的通知，内容包括举办时间、地点、演讲专家及题目等。通过网上登录、媒体广告、直邮、上门发送等多种方式在一定范围内“广而告之”。“一定范围”是指要将观众尽量确定在各用户部门领导、信息主管、技术专家、企业的CE0、CIO等决策者，各IT分销商、代理商、驻华商社的代表等层次较高的范围内，务求到会的观众是高素质的目标观众。
▲征集论文。明确征集论文的内容范围、有关技术要求及投稿截止日期等。如要求论文具有创新性，未在国内外报刊上公开发表过等。对对正文的篇幅、摘要的字数、份数、邮寄、打印论文的具体要求，论文的字体、字号、纸型。是否要带中、英文译件，是否要软盘以及联系人、联系方式等要提出明确要求。
▲发送邀请信。向主讲人发出邀请，落实主讲人。邀请函务必注明论坛的主题及被邀请人分担的演讲题目、开会日期、演讲的时间要求等，便于演讲人准备演讲材料。此项邀请至少提前一个月发出，并尽早落实，向有关主管部门、领导、嘉宾、关系单位、新闻媒体发出邀请。
▲撰写领导开幕词、闭幕词、主持人讲话及相关的会议宣传报道材料。
▲为每场主持人提供主讲人简历、业绩及本次讲演论文摘要。
▲编辑论坛简报。
▲收集整理演讲稿登记造册。按专题进行分类。
▲整理复制录音、录像、刻录光盘并组织赠送与销售。
▲组织、安排、接待各媒体记者。
▲编辑论坛文集。
②组织组：设组长、副组长各一人，组员若干人，其主要任务是负责整个论坛的组织和安排工作。它的工作必须有条有理、井然有序，是论坛顺利进行的关键部门。
▲编制论坛各场次日程安排。具体落实主、分会场地点、
主持人，如果需要分组研讨，要安排讨论地点和召集人。
▲落实主会场场地、分会场场地、电源、音响、投影、录
音录像设备等相关设备，并落实后备电源、后备扩音设备及值班
电工等应急安排。
▲根据需要安排同传或交传翻译。
▲设置论坛会标与引导标识。
▲确定是否组织电视现场转播及其场次。
▲确定每场会议议程：如主持人宣布讲演开始并在每位嘉宾演讲之前，简要介绍主讲嘉宾的筒历、业绩及演讲题目要点等。
▲制定与维持会场纪律。包括是否准许拍照、录音录像等。
▲会场的光电、温度、通风保持正常状态。落实服务人员及茶、水供应等。
▲安排好新闻媒体人员在会场工作和休息的位置。
▲组织新闻发布会。
③会务组：设正组长、副组长各l人，组员若干人，其主要任务是负责整个论坛的会务工作。
▲印制、发放入场证件和会议相关材料。
▲负责报道登记、出售门票。 ，
▲迎送、接待主讲人，负责食宿安排。
▲组织专业人员对会场进行安全检查，疏通通道，开启安全门等。
▲购买、发放纪念品，填写证书并支付各类费用。
▲财务结算。
在整体运作过程中，秘书组、组织组、会务组虽各有职责，但又需要默契配合，互相支援，形成一个整体，保证论坛的顺利进行。
(3)成立评审委员会
有的论坛会议设定评选论文，这样需要成立评委会，否则不必设立。评审委员会可设主任1人，副主任1人，委员5～7人，评委总数最好是单数，以便评审表决。
①聘请评委。要聘请有较高思想水平、政策水平、专业水平，并具有一定声望和权威，能秉公办事的人员为评委。
②制定评选论文的标准，按照比例准确地评出论文等级。
总之，大量细致周密、有条不紊的工作，全体工作人员的密切配合是成功举办论坛的先决条件。
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